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Personalakte

Inhalt einer Personalakte und Recht auf Einblick

Personalakte – Dokumentation Ihres Arbeitslebens

Das Führen einer Personalakte ist in Deutschland üblich. Arbeitnehmer interessieren sich für den Inhalt meist erst, wenn es Probleme mit dem Arbeitgeber gibt. Dabei zeigt sich oft, das Personalabteilungen in dem Dossier vieles festhalten, was nicht in die Akten gehört.

Behandlung der Personalakte

Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Dateien, die jeder Mitarbeiter des Betriebes ansehen kann, sind beispielsweise nicht statthaft. Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn die personenbezogenen Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert werden. Bei sonstiger Verarbeitung der Daten ist dies ab zwanzig Mitarbeitern erforderlich.

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Was steht in der Personalakte?

Explizite Vorschriften über Form und Inhalt der Personalakten gibt es ausschließlich im Beamtenrecht, welches das Bundesbeamtengesetz regelt sowie im Wehrpflicht- und Soldatengesetz der Bundeswehr. Arbeitgebern der Privatwirtschaft steht frei, was sie in der Personalakte aufnehmen und wie sie diese gestalten. Vielfach handelt es sich lediglich um eine Datei auf dem Computer der Firma.

Allerdings sind arbeitsrechtliche Vorschriften des Arbeitsrechts zu beachten. Üblicherweise sind Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie Kopien amtlicher Urkunden in den Personalakten festgehalten. Es können aber auch Abmahnungen und Beurteilungen darin enthalten sein.

Falsche Behauptungen über einen Arbeitnehmer dürfen in den Akten nicht archiviert werden. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen und gegebenenfalls einen Berichtigungsanspruch. Er kann auch verlangen, dass falsche Behauptungen aus der Akte gelöscht werden.

Das braucht kein Arbeitnehmer zu dulden

Der Arbeitgeber entscheidet weitgehend nach eigenem Ermessen, was in die Personalakte kommt. Er hat aber nicht das Recht Aufzeichnungen des Betriebsarztes zu archivieren. Dies ist ein Verstoß gegen die ärztliche Schweigepflicht. Auch Prozessakten aus laufenden Rechtsstreitigkeiten sowie Informationen aus sozialen Medien und Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Youtube gehören nicht in die Personalakte. Ausnahme: Der Arbeitnehmer hat dem Betrieb erlaubt, diese Daten zur Akte zu nehmen.

Wichtig: Informationen, die zu Unrecht in der Personalakte aufgenommen wurden, können keine arbeitsrechtlichen Sanktionen, wie eine Kündigung oder Abmahnung nach sich ziehen.,

Grundsätzliches zu Personalakte

  • Arbeitnehmer haben das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen.
  • Ausschließlich rechtmäßig erlangtes Wissen dürfen Arbeitgeber in der Personalakte festhalten.
  • Die Informationen müssen im Bezug auf das Arbeitsverhältnis relevant sein.
  • Arbeitnehmer dürfen zu Abmahnungen Stellungnahmen verfassen und diese der Akte zufügen.
  • Falsche Informationen und unberechtigte Abmahnungen sind aus der Personalakte zu löschen.
  • Es gibt keine Vorschriften, nach welcher Aufbewahrungszeit eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Üblicherweise werden diese nach zwei bis drei Jahren gelöscht.

Noch Fragen zur Personalakte?

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Personalakte haben, wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an uns.