Die Zustellung beziehungsweise Übergabe einer Abmahnung erfolgt ohne jegliche gerichtliche Überprüfung. Sie gibt die Rechtsauffassung einer gegnerischen Partei wieder. Aus diesem Grund hält nicht jede Abmahnung einer gerichtlichen Prüfung stand. Auch die seitenlange Dokumentation von Gerichtsentscheidungen besagt nichts über die Rechtmäßigkeit einer konkreten Abmahnung. Daher ist jede Abmahnung eingehend zu überprüfen, ob sie rechtmäßig ist.

Dabei gilt, der Abmahnende ist nachweispflichtig für das Fehlverhalten. Wenn ein Arbeitgeber abmahnt, muss er den Verstoß nachweisen. Arbeitnehmer können verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, wenn der Nachweis nicht erfolgt.

Die Abmahnung kann die Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung sein, daher ist äußerste Vorsicht angesagt. Arbeitnehmer sollten bedenken, dass im Arbeitsrecht eine Abmahnung meist notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte außerordentlichen Kündigung ist. § 314 Abs. 2 BGB verlangt dies ausdrücklich.

Ohne vorherige Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung nur aussichtsreich,wenn es sich um einen schweren Pflichtverstoß handelt, von dem der Arbeitnehmer weiß, welche Folgen ihn erwartet. Wer seinen Arbeitgeber bestiehlt, muss nicht mit Abmahnung, sondern Kündigung rechnen.

Der Text der Abmahnung muss den Vorwurf bezeichnen und für den Wiederholungsfall eine Kündigung androhen, zumindest sinngemäß. Wer wegen ständiger Verspätungen abgemahnt wird und darauf pünktlich zur Arbeit kommt, muss keine Kündigung wegen Überziehen der Mittagspause hinnehmen.

Das Recht zur Abmahnung haben grundsätzlich beide Vertragsparteien. Arbeitnehmer wissen dies meist nicht. Sie sehen auch kaum einen Sinn darin, den Arbeitgeber abzumahnen. Bei Verstößen gegen Sicherheitsvorschriften oder bei unregelmäßigen Lohnzahlungen kann eine Abmahnung des Arbeitgebers aber sehr wichtig sein. Wer den Betrieb wegen der Verletzung vertraglicher Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verlassen will, sollte zunächst abmahnen und mit Kündigung drohen. Dies kann vor negativen Folgen in Bezug auf das Arbeitslosengeld schützen.

Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie die Funktionen: Dokumentation, Hinweis und Warnung enthalten.

• Die Dokumentationsfunktion verlangt, dass der konkrete Sachverhalt zu nennen ist, beispielsweise „Weigerung die Arbeit am 10.01.2020 um 8 Uhr 30 aufzunehmen“
• Um die Hinweisfunktion zu erfüllen, muss erwähnt werden, dass dieses Verhalten nicht geduldet wird. (Beispiel: Diese Arbeitsverweigerung nehmen wir nicht länger hin.)
• Die Warnfunktion ist erfüllt, wenn eine konkrete Folge genannt wird, wenn es nochmal zu einem ähnlichen Verhalten kommt. (Beispiel: Wenn Sie nochmals die Arbeitsaufnahme verweigern, werden wir das Arbeitsverhältnis fristlos beenden.)

In einer Abmahnung dürfen mehrere Pflichtverstöße genannt werden, beispielsweise häufige Verspätungen und Weigerung Sicherheitskleidung zu tragen. Wenn einer der Vorwürfe nicht zutrifft, ist die gesamte Abmahnung ungültig.

Die Warnfunktion muss deutlich zu erkennen sein. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise bereits mehrere Abmahnungen erhalten hat, in denen eine fristlose Kündigung angedroht wird, muss ihm in der Abmahnung, die tatsächlich zur Kündigung führen soll, der Ernst der Lage vor Augen geführt werden (Beispiel: Sie dürfen nicht auf weitere Nachsicht hoffen. Bei einem weiteren Verstoß erfolgt die fristlose Kündigung ohne weitere Abmahnung.)

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